Wie erarbeite ich die «Hausregeln» für unseren virtuellen Wir-Raum?

Das virtuelle Teammeeting soll der neue Wir-Raum des Teams werden. Gemeinsame Hausregeln für das Videomeeting vermeiden nicht nur Missverständnisse zwischen den Teilnehmenden, sie stärken auch die gemeinsamen Werte. Denn die Hausregeln im virtuellen Wir-Raum reflektieren letztendlich die Werte des Teams. Ziel der Regeln ist es, den Austausch miteinander zu fördern und damit auch das Vertrauen und die psychologische Sicherheit im Team. Deshalb: Je weniger Regeln desto besser. Zu viele Regeln können für Verwirrung sorgen und eine unbeabsichtigte Dynamik im Team auslösen.

 

In nur einem Meeting kannst du mit deinem Team die Grundregeln erarbeiten, indem ihr den folgenden Text Satz für Satz durchgeht und – wo nötig – ergänzt. Dabei stimmt ihr per Handzeichen darüber ab, ob der Satz Teil eurer Hausregeln sein soll:

 

  1. Wir haben alle vor der Sitzung eine kurze Pause gemacht, um gemeinsam erfrischt die Besprechung zu beginnen.

  2. Wir haben uns auf die Sitzung vorbereitet. Falls nicht, sagen wir, was wir vorher z. B. nicht lesen konnten.

  3. Wir fangen pünktlich an. Aber wir wissen, dass technische Probleme zu Verzögerungen führen können.

  4. Die ersten x Minuten tauschen wir uns aus, ohne über die Arbeit zu sprechen.

  5. Der «offizielle Teil» startet mit dem Vorstellen der Agenda und dem Wiederholen, wer welche Rolle wie Moderatorin, Timekeeper, Facillitatorin oder Chronist innehat.

  6. Alle tragen zu einem gelungenen Videomeeting bei, indem wir einander zuhören und alle sich aktiv einbringen. Je mehr Meinungen geäussert werden, desto besser werden unsere Lösungen sein.

  7. Wir schalten unsere Kameras an, damit wir nonverbal besser miteinander kommunizieren.

  8. Das Videomeeting zeichnen wir nicht auf.

  9. Wir nutzen keine Video-Analysetools wie z. B. das Prüfen der jeweiligen Sprechzeit.

  10. Wer später dazukommt, wird einen guten Grund haben. Wir nehmen uns kurz Zeit, unser Teammitglied zu begrüssen.

  11. Wer vor dem offiziellen Ende aus dem Meeting austreten muss, kündigt das zu Beginn an und verabschiedet sich per Chat.

  12. Wer spricht, merkt selber oft nicht, wenn die Internetverbindung nicht stabil war und die Aussage nicht verstanden wurde. Deshalb bittet die Moderatorin oder der Mediator das Teammitglied, den letzten Satz nochmals zu wiederholen.

  13. Unterbrechungen im Homeoffice gehören zum Leben. Das Teammitglied kann einfach Kamera und Mikrofon abstellen, um sich z. B. um die Bedürfnisse der Kinder zu kümmern, und kehrt danach wieder zurück. Die Moderatorin sagt dem Mitglied, was das Team gerade bespricht.

  14. Wenn ein Mikrofon fälschlicherweise an ist, weist die Moderatorin oder der Mediator die Person darauf hin. Dadurch können auch peinliche Situationen vermieden werden.

  15. Wenn wir noch nicht durch sind mit unserer Agenda, besprechen wir 10 Minuten vorher, ob wir den Call verlängern wollen (und allenfalls eine Pause machen) oder ob die Teamleaderin einen neuen Termin sucht. Damit vermeiden wir Hektik am Schluss der Sitzung.

  16. Wir machen immer eine Pause nach x Minuten und wenn klar ist, dass der Call noch mindestens 15 Minuten dauert.

  17. Der Check-Out ist uns wichtig: Wir nehmen uns Zeit, uns gegenseitig zu sagen, wie wir den Austausch fanden und was wir noch besser machen könnten.

  18. Wir verabschieden uns kurz und schmerzlos oder bleiben, solange wir uns noch austauschen wollen.

  19. Die Teamleaderin verlässt den Wir-Raum zuletzt. Sie hat nach dem Meeting noch 15 Minuten in ihrer Agenda reserviert, um Dringendes, was am Teammeeting aufkam, bilateral zu besprechen.

  20. Wenn uns das Videocall-Tool nicht gefällt, probieren wir ein anderes aus.

Quelle & Quelle 

Pro-Tipp

Regeln sind einfacher einzuführen, wenn man sie zuerst für 2–3 Sitzungen testet und dann Feedback einholt, ob das Team sie nun offiziell einführen möchte.

 

Für diese Review folgende Fragen stellen: 

  1. Fehlen euch noch Regeln?

  2. Auf welche dieser Regeln könnten wir doch verzichten?

  3. Führen wir die Regeln offiziell im Team ein?

  4. Wo legen wir diese für alle ab?

 

Diese Methode kann auch für andere Collaboration Tools verwendet werden, die intensiv im Team genutzt werden.