Wie sorge ich für Kollaboration im virtuellen Teammeeting?

In Video-Teammeetings schwindet oft die Teamintelligenz, denn die Kollaboration ergibt sich weniger spontan. Teams kompensieren die Nachteile, indem sie neue Rollen für die virtuellen Meetings schaffen. Folgende Rollen helfen dem Team, die Zusammenarbeit zu stärken. Neben der zentralen Rolle der Moderation können die verschiedenen Rollen innerhalb jedes Teams unterschiedlich verteilt werden. Wir empfehlen bei Teams von fünf Personen mindestens zwei Rollen zu verteilen, bei mehr Personen mindestens drei Rollen. Wenn diese über mehrere Sitzungen hinweg fix zugeteilt werden, sind die Verantwortlichen besser vorbereitet und die Rollenverteilung zu Meetingbeginn enfällt. Eine Person kann auch zwei Rollen übernehmen.

 
 

Moderatorin

Aufgabe: Führt durch die Sitzung, bereitet den Check-in und Check-out vor. Sie wird von den anderen Rollen unterstützt. 

Ziel: Sitzungsziele wurden gemeinsam erreicht.

Anforderung: Hoch. Braucht Erfahrung, Schulung, Energie sowie Zeit für Vorbereitung.

Facilitator

Aufgabe: Bereitet Icebreaker und Energizers vor. Und moderiert sie.

Ziel: Das Team kennt sich besser. Neue Mitarbeitende werden involviert.

Anforderung: Mittel. Die passende Übung auszuwählen benötigt Empathie, damit alle mitmachen.

Mediatorin

Aufgabe: Beobachtet den Austausch und greift ermahnend ein: Sind wir fokussiert? Beteiligen sich alle? Ist der Austausch respektvoll und konstruktiv?

Ziel: Alle fühlen sich involviert, sind zu Wort gekommen.

Anforderung: Hoch. Gute Intervention braucht Taktgefühl und Wissen im Umgang mit Konfliktsituationen.

Chronist

Aufgabe: Stellt sicher, dass die Entscheide und Aufträge dokumentiert sind. (z. B. in Projekttool oder Wiki)

Ziel: Der Output ist für alle sichtbar, auch für jene, die nicht teilgenommen haben.

Anforderung: Hoch. Mitdiskutieren und gleichzeitiges Protokollolieren braucht Erfahrung.

Timekeeper

Aufgabe: Stellt sicher, dass die Zeit für die einzelnen Punkte der Agenda eingehalten wird und macht Vorschläge für Pausen und Overtime.

Ziel: Die Sitzung endet entspannt. Wichtige Diskussionen fanden statt.

Anforderung: Mittel. Timer auf Smartphone nutzen, Agenda immer vor Auge haben.

Tool-Expertin

Aufgabe: Hilft bei Fragen zu Videomeeting- und Collaboration-Tools (wie Mural). Rolle kann auch nach Tools aufgeteilt werden.

Ziel: Das Team arbeitet effizient, weil sie die Tools richtig einsetzen.

Anforderung: Hoch. Bereitschaft, neue Tools auszuprobieren und im Team einzuführen.

Quelle